Datenschutz

Datenschutzhinweis für das AdvoWhistle Hinweisgebersystem

Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

Das Hinweisgebersystem der Firma iComply dient dazu, Hinweise auf Missstände, Gesetzesverstöße oder sonstige Regelwidrigkeiten in der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems ist gestützt auf das berechtigte Interesse der beteiligten Organisationen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM, ihre MitarbeiterInnen und KundInnen. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.

Verantwortliche Stellen

Die verantwortlichen Stellen des Hinweisgebersystems im Sinne des Datenschutzes sind: 

1. Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH (OÖG), Goethestraße 89, 4020 Linz
2. Kepler Universitätsklinikum GmbH (KUK), Med Campus II, Krankenhausstraße 7a, 4020 Linz
3. FH Gesundheitsberufe OÖ GmbH (FHG OÖ), Semmelweisstraße 34, 4020 Linz
4. Oö. Landespflege- und Betreuungszentren GmbH (LPBZ), Schloss Haus 1, 4224 Wartberg/Aist
5. Medizinisches Simulations- und Trainingszentrum OÖ GmbH (SIM), Krankenhausstraße 7a, 4021 Linz

als autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: „OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM“).

Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz in Deutschland, im Auftrag der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM betrieben.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in von der iComply GmbH betriebenen Datenbanken in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert.

Zugriffsrechte

Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen EmpfängerInnen-Kreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM beschränkt sind.

Die Zugriffsrechte der Organisationen OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM auf die abgegebenen Meldungen sind, je nach ausgewählter Organisation wie folgt ausgestaltet:

OÖG: Zugriff nur für die Zuständigen in der OÖG,

KUK: Zugriff nur für die Zuständigen in der KUK,

LPBZ: Zugriff nur für die Zuständigen in den LPBZ,

FHG OÖ: Zugriff nur für die Zuständigen in der FHG OÖ,

SIM: Zugriff nur für die Zuständigen in dem SIM.

Welche Stellen in der Organisation konkret zuständig sind, wird in den FAQs zum System beschrieben.

Die iComply GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Hinweisen/Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Die OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM. haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der vom CISO-Team unterstützt wird. Auf Meldungen zum Schwerpunkt Datenschutz haben nur der Datenschutzbeauftragte und das CISO-Team Zugriff.

Anfragen zum Datenschutz bei OÖG, KUK, LPBZ und SIM können an datenschutz@ooeg.at gesendet werden.

Anfragen zum Datenschutz bei der FHG OÖ können an datenschutz@fhgooe.ac.at gesendet werden.

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen: 

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter MitarbeiterInnen der Compliance Organisation von der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ oder SIM entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die MitarbeiterInnen der Compliance Organisation von der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise im notwendigen Ausmaß weiteren MitarbeiterInnen der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM weiterzugeben. Hinweise auf behördlich oder gerichtlich zu verfolgende Taten werden im Zuge der Anzeige an die betreffenden Behörden/Gerichte übermittelt.

Hinweise, die eine der anderen Organisationen betreffen bzw. irrtümlich für die falsche Organisation abgegeben wurden, werden an die autorisierten Zuständigen der augenscheinlich betreffenden Organisation weitergegeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Information der vom Hinweis betroffenen Person

Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die vom Hinweis betroffenen Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeberin/Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse der Organisation besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Nutzung des Hinweisgeberportals

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

Nach der Hinweisabgabe generiert sich automatisch ein geschütztes Postfach mit dem dazugehörigen Login-Passwort, welches zwingend abgespeichert werden muss, da eine Wiederherstellung weder durch uns noch den Softwareanbieter möglich ist. Auf diese Weise können Sie den zuständigen MitarbeiterInnen der von Ihnen ausgewählten Organisation namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Umgekehrt ist es der Organisation möglich, über das geschützte Postfach auf sicherem Weg Rückfragen an Sie zu senden und dies auch ohne dass Sie ihre Identität preisgeben müssen. Bei dem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

Hinweise zum Versand von Datei-Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, den zuständigen MitarbeiterInnen von OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM Datei-Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe des Datums und der Uhrzeit der Hinweisabgabe sowie des bei „Betreff“ hinterlegten Textes, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.

Information gemäß Art 26 Abs 2 DSGVO

Aufgrund des gemeinsamen Einsatzes des Hinweisgebersystem der Firma iComply GmbH, besteht eine gemeinsame Verantwortung zwischen der Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH (OÖG) Goethestraße 89, 4020 Linz, der Kepler Universitätsklinikum GmbH (KUK), Med Campus II,  Krankenhausstraße 7a, 4020 Linz, der Oö. Landespflege- und Betreuungszentren GmbH (LPBZ) Schloss Haus 1, 4224 Wartberg/Aist, der FH Gesundheitsberufe OÖ GmbH (FHG OÖ) Semmelweisstraße 34, 4020 Linz und Medizinisches Simulations- und Trainingszentrum OÖ GmbH (SIM), Krenkenhausstraße 7a, 4020 Linz.

Verarbeitete Datenkategorien bei einer freiwilligen Meldung im Hinweisgebersystem: 

• Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Zweck:

Hinweise auf Missstände, Gesetzesverstöße oder sonstige Regelwidrigkeiten in der OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.

Rechtsgrundlage:

Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Die OÖG, KUK, LPBZ, FHG OÖ und SIM haben als gemeinsame Verantwortliche über den Einsatz eines gemeinsamen Hinweisgebersystems der Firma iComply GmbH eine Vereinbarung geschlossen, in der festgelegt ist, wer von ihnen welche Verpflichtung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt. Das Wesentliche dieser Vereinbarung finden Sie nachfolgend.

Aufgaben, Zuständigkeit, Aufgabenverteilung

Für eine effiziente Bearbeitung wird gebeten, das Begehren an denjenigen Verantwortlichen zu richten, an den auch der Hinweis ergangen ist.

Informationspflicht des Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO sowie Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden gemäß Art. 14 DSGVO; jeweils einschließlich der Informationen nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO. | Alle 5 | 

Bearbeitung von Betroffenenrechten gemäß Art. 15 – 20, 21, 22 DSGVO einschließlich der Wahrnehmung der Identitätsprüfung gemäß Art 12 Abs. 6 DSGVO und Kommunikation mit den betroffenen Personen gemäß Art 12 Abs. 3 und 4 DSGVO. | Alle 5 |  

Erstellung und Wartung der Verarbeitungsdokumentation zur betreffenden Verarbeitungstätigkeit im Verarbeitungsverzeichnis gemäß Art 30 DSGVO. | Alle 5 | 

Meldungen an die Aufsichtsbehörde und Betroffenen gemäß Art. 33 und 34 DSGVO. | Alle 5 | 

Verantwortlichkeit für die Feststellung der Notwendigkeit von Datenschutz-Folgenabschätzungen gemäß Art. 35 DSGVO; vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde gemäß Art 36 DSGVO. | Alle 5 | 

Stand: Juni 2026